การประชุมเป็นกิจกรรมปกติในบริษัทหรือองค์กรที่ต้องจัดขึ้น ทั้งเพื่อการวางแผนงาน การเสนอโครงการ การติดตามผล การสรุปผลประกอบการ เป็นต้น การประชุมอาจมีทั้งขนาดเล็ก เช่น การประชุมบอร์ดผู้บริหาร การประชุมขนาดใหญ่ เช่นการประชุมผู้ถือหุ้น การประชุมพนักงาน ซึ่งก่อนวาระการประชุม ห้องประชุมจึงถือเป็นส่วนสำคัญของบริษัทที่จะต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบจนถึงการเลือกสรรเฟอร์นิเจอร์และ อุปกรณ์สำหรับอำนวยความสะดวกเพื่อนำมาใช้สำหรับห้องประชุม ทั้งเพื่องส่งเสริมภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพของบริษัท และเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการประชุม ซึ่งจะช่วยให้การประชุมเริ่มได้ตรงเวลาและดำเนินไปอย่างราบรื่น และบรรลุผลลัพธ์สูงสุดกับการประชุม บทความนี้จะมาแนะนำ 10 อุปกรณ์สำหรับห้องประชุม จำเป็นพื้นฐานในการ ที่บริษัทควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนวาระการประชุม ซึ่งจะมีดังต่อไปนี้ คือ
- ชุดโต๊ะประชุม
ในฐานะที่เป็นจุดศูนย์กลางของห้องประชุมส่วนใหญ่ เป็นสถานที่พบปะแลกเปลี่ยนความคิดเห็น นำเสนอโครงการ หรือการมีส่วนร่วมในการอภิปราย ชุดโต๊ะประชุมจึงเป็นเรื่องใหญ่ การเลือกโต๊ะเก้าอี้ที่เข้าชุด เก้าอี้ที่นั่งสบายก็จะช่วยเสริมบรรยากาศในการประชุมได้เป็นอย่างดี
- ปลั๊กไฟบนโต๊ะประชุม
เนื่องจากอุปกรณ์สำหรับห้องประชุมในปัจจุบันส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์ไฟฟ้า ทั้งอุปกรณ์สำหรับนำเสนอ อุปกรณ์สื่อสาร หรือแม้กระทั่งแล็ปท็อปส่วนตัวตัวของผู้เข้าร่วมประชุม ดังนั้น ปลั๊กไฟในห้องประชุม ควรต้องอยู่ในจุดที่ใช้งานง่ายและจำนวนปลั๊กต้องมากเพียงพอสำหรับครอบคลุมอุปกรณ์ทั้งหมด เพราะส่วนใหญ่แล้ว ผู้ประชุมมักจะมีอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มากกว่า 1 ชิ้น
3.ไมโครโฟน
ในการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก เพื่อการสื่อสารที่ชัดเจน จำเป็นที่จะต้องมีไมโครโฟนภายในห้องประชุม โดยไมโครโฟนสำหรับการประชุมมีให้เลือกหลายแบบ ทั้งแบบคอห่าน แบบฝังโต๊ะ แบบติดเพดาน แบบสายและแบบไร้ ซึ่งการเลือกใช้ก็ขึ้นอยู่กับการออกแบบของเจ้าของสถานที่
- ลำโพงและระบบเสียง
ระบบเสียงที่ดี ย่อมส่งผลให้การประชุมมีความราบรื่น เนื่องจากไมโครโฟนที่ดี ย่อมควรต้องจับคู่กับระบบเสียงที่ได้มาตรฐาน เพื่อความชัดเจนในการสื่อสาร รวมทั้งอุปกรณ์นำเสนองานก็ล้วนต้องใช้งานร่วมกับระบบเสียง ผู้ออกแบบระบบหรือผู้ดูแลในส่วนของห้องประชุมจึงควรต้องให้ความสำคัญกับระบบเสียงในการประชุม ลำโพงสำหรับงานประชุมในปัจจุบัน มีให้เลือกหลายรูปแบบ ขนาดและรูปทรง สามารถเลือกใช้ได้ให้เหมาะสมกับขนาดของห้องและเฟอร์นิเจอร์ภายในห้องประชุมได้
- กระดานไวท์บอร์ด และอุปกรณ์เสริม
อีกหนึ่งอุปกรณ์ที่ขาดไม่ได้สำหรับห้องประชุม สำหรับการ Present หรือใช้ในการระดมความคิด และอธิบายข้อมูลที่นำเสนอได้มากขึ้น การเลือกกระดานไวท์บอร์ดให้เหมาะกับห้องประชุมได้ ทั้งแบบติดกับผนังห้องประชุม เป็นแผ่นบอร์ดสีขาว หรือแบบมีขาตั้ง สมารถเคลื่อนที่ได้ ปัจจุบันอาจมาในรูปจอที่เป็นทั้งกระดานไวท์บอร์ด หน้าจอ และพีซีร่วมกัน ก็ยิ่งจะช่วยให้การประชุมและนำเสนองานมีความสะดวกยิ่งขึ้น
- อินเตอร์เน็ต
ในยุคปัจจุบัน อินเตอร์กลายเป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่มีความสำคัญในการประชุม สัมนาหรือ Present เพราะในการประชุมมีโอกาสที่จะต้องหาข้อมูลเพิ่มเติม การนำเสนอข้อมูล และบางครั้งอาจจะต้องมีการประชุมแบบ Conference Call กับบุคลจากสถานที่อื่น ดังจึงควรต้องมีการจัดเตรียมอินเตอร์เน็ตที่มีความเร็วสูง เพื่อให้การประชุมมีความราบรื่นไม่ติดขัดนั่นเอง
7.โปรเจคเตอร์และจอโปรเจคเตอร์สำหรับห้องประชุม
ใช้สำหรับเป็นสื่อประกอบในการนำเสนอโครงการ ทั้งภาพนิ่ง วีดีโอภาพเคลื่อนไหว รวมไปจนถึง PowerPoint ซึ่งควรมีการจัดเตรียมให้พร้อมอยู่เสมอ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมประชุมในการเลือกใช้ก็ควรจะออกแบบให้เมาะสมกับห้องประชุม เพราะโปรเจคเตอร์จะมีทั้งแบบติดตั้งถาวรกับเพดานห้อง และแบบเคลื่อนย้ายได้ ส่วนของการเลือกจอโปรเจคเตอร์สำหรับห้องประชุมนั้นจะมีด้วยกันหลายรูปแบบ ทั้งแบบที่ติดตั้งถาวรกับผนังห้องประชุม และแบบมีขาตั้งเพื่อให้สามารถเคลื่อนที่ได้ รวมถึงยังมีให้เลือกทั้งจโปรเจคเตอร์แบบใช้มือดึงขึ้น-ลง และแบบกดปุ่มเลื่อนขึ้นลงอัตโนมัติ จึงควรเลือกให้เหมาะสมกับการใช้งาน
- เครื่องฉายภาพและเสียงดิจิตอล หรือ Digital Presenters
เครื่องมือที่ใช้ในห้องประชุมมีการก้าวกระโดดอย่างต่อเนื่องในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เครื่องฉายภาพและเสียงดิจิตอล หรือ Digital Presenters เป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับการประชุมยุคใหม่ ที่โดดเด่นเรื่องความสะดวกในการใช้งาน เป็นการใช้เทคโนโลยีกล้องวิดีโอสำหรับการฉายภาพหน้าจอ แสดงกราฟ รูปภาพ เอกสาร และสื่อช่วยอื่นๆ บนหน้าจอ
- เลเซอร์พอยเตอร์
เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่มีส่วนสำคัญสำหรับห้องประชุม เลเซอร์พอยเตอร์ ใช้สำหรับการนำเสนอ เพื่อชี้หรือระบุจุดที่ต้องการให้ผู้ฟังสนใจ หรือชี้ประกอบการอธิบาย โดยสีของเลเซอร์พอยเตอร์จะมีให้เลือกใช้ตามการใช้งาน ข้อแนะนำคือควรเลือกใช้สีที่ตัดกับสีจอ และควรต้องเลือกระยะให้พอดีกับระยะ ความกว้างของห้องประชุมอีกด้วย โดยปกติแล้วเป็นอุปกรณ์ที่ผู้นำเสนอหรือผู้อภิปรายจะพกติดตัว แต่ทางห้องประชุมก็ควรถือเป็นอุปกรณ์ควรมีสำรองไว้เสมอ
- กล้องวิดีโอความละเอียดสูง
เป็นอุปกรณ์ที่ต้องเตรียมไว้ในกรณีที่มีการบันทึกหรือถ่ายทอดการประชุม ความท้าทายในการบันทึกการประชุมทางธุรกิจคือการหากล้องที่สามารถจับภาพทุกคนและทุกอย่างในห้องประชุมได้ ข้อแนะนำคือควรเลือกจุดวางให้เหมาะสมและใช้กล้องสำหรับการประชุมแบบ 360 องศา เพื่อให้สามารถจับภาพทุกคนและทุกอย่างในห้องประชุมได้
- โทรศัพท์สำหรับประชุมทางไกล
ในการประชุมยุคปัจจุบันห้องประชุมควรต้องมีโทรศัพท์สำหรับประชุมทางผ่านทางเสียง เนื่องจากสะดวกสำหรับการต่อสายประชุมหลายๆสาย เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลามากขึ้น เพราะในการประชุมบางครั้ง อาจ จำเป็นต้องมีการประชุมพร้อมกันของผู้ประชุมจากที่อื่นๆด้วย
- ระบบการจองห้องประชุม
ระบบจองห้องประชุมใช้สำหรับวางแผนและเชิญผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมเป็นหลัก เช่น การประชุมแบบตัวต่อตัว หรือการระดมความคิด ใช้สำหรับจองห้อง โต๊ะทำงาน พื้นที่โทรที่กำหนดไว้ และพื้นที่ว่าง เครื่องมือเหล่านี้ปรับปรุงประสิทธิภาพของสถานที่ทำงาน ขณะเดียวกันก็ป้องกันการจองซ้ำซ้อน สำหรับบริษัทใหญ่ที่มีห้องประชุมจำนวนมาก การเลือกใช้ระบบจองห้องประชุมจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การวางแผนและเตรียมพร้อมในเรื่องของอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับห้องประชุมนอกจากจะทำให้บรรลุจุดประสงค์ของการประชุมในแต่ละครั้งได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ยังส่งผลถึงภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพของบริษัทสำหรับท่านใดที่กำลังมองหาอุปกรณ์สำหรับห้องประชุมสามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Audio Meeting Room เรามีทีมงานมืออาชีพคอยให้ปรึกษาและพร้อมแนะนำอุปกรณ์สำหรับทุกท่าน
